Die Erstellung einer digitalen KYC-Akte für eine Geschäftsbeziehung mit natürlichen Personen hat stets folgenden Ablauf:
- Das Anlegen einer digitalen KYC-Akte
- Das Erfassen und Hochladen aller notwendigen Daten und Dokumente
- Die Ermittlung der Kundensorgfaltspflicht, durch die Bewertung von Risikofaktoren
- Erfüllung verstärkter Sorgfaltspflichten im Falle eines hohen Risikos
- Revisionssichere Ablage der digitalen Akte mit möglichen pdf-Export
Für jeden dieser Schritte sind Funktionalitäten in KYCnow vorgesehen. Zu Beginn ist dabei immer eine KYC-Akte anzulegen. Dies ist in der linken Seitenliste möglich. Alle angelegten Akten sind in dem Bereich “Offene Akten” vorzufinden. Wird eine KYC-Akte geschlossen, wandert sie in den Bestand.
Durch das Klicken auf den Aktennamen unter offene Akten oder Bestand können Sie die jeweilige Akte einsehen. Die Akte ist in verschiedene Bereiche unterteilt, welche Sie über die links platzierten Reiter ansteuern können. Die Reihenfolge der Reiter beginnt mit einer Übersicht und ist dem logischen Ablauf der Prüfungen entsprechend aufgebaut. Die Abfolge der Bearbeitung wandert also von oben nach unten durch alle Reiter hindurch. Zunächst werden im Reiter Personen identifizieren alle Angaben zu relevanten Personen hinterlegt, die bereits GwG-konform geprüft wurden. Anfallende Daten und Dokumente im Reiter Dokumente gesammelt werden. Ist dies erfolgt, findet die Risikoermittlung im Reiter Sorgfaltspflicht prüfen statt. Bei hohem Risiko ist abschließend der Reiter verstärkte Sorgfaltspflicht zu befüllen. Sind schließlich alle Reiter durchlaufen, kann die Akte geschlossen werden.
Um maximale Flexibilität zu gewährleisten, gibt KYCnow hier keine starre Reihenfolge der Bearbeitung vor. Es ist also möglich Daten zu ergänzen/ändern und erneut das Risiko zu ermitteln. Die grundsätzliche Abfolge stellt daher eine Empfehlung in der Nutzung dar, aber ist vorerst nicht zwangsläufig vorgegeben.