Zu Beginn Ihres neuen KYC-Prozesses ist eine neue Akte anzulegen. Gehen Sie dafür in den Bereich “Akte anlegen” und stellen Sie sicher, dass Sie in der obigen Leiste “Privatkunden” eingestellt haben. Sie sollten nun den folgenden Screen sehen:

Weisen Sie der Akte zunächst einen individuellen Namen zu. Wir empfehlen Ihnen, bei „Name der Akte“ die Bezeichnung der Liegenschaft oder Ihr internes Aktenzeichen einzutragen. Weiterhin müssen Sie zu Beginn den Zweck der Geschäftsbeziehung angeben, ob Sie einen Kaufvertrag vermitteln, oder einen Miet/Pachtvertrag mit einer Monatsmiete > 10.000€. Schließlich wählen Sie noch aus, ob Ihr Vertragspartner eine Einzelperson oder eine Personengemeinschaft ist. Mit dieser Auswahl erscheinen weitere Felder in welchen Sie Daten zu Ihrem Vertragspartner(n) festhalten. Die notwendigen Daten sind:

• Vorname
• Nachname
• Handeln auf Eigene Rechnung oder auf Fremde Rechnung
• Wohnsitz

Alle weiteren Daten sind später zu ergänzen.

Legen Sie die Akte als Personengemeinschaft an, können Sie mehrere Personen, die Vertragspartner sind, dieser KYC-Akte hinzufügen. Unter Personengemeinschaften fallen beispielsweise Ehepaare, Erbengemeinschaften oder GbRs, die in keinem Register geführt werden, die in der Rolle Vertragspartner auftreten. Personen, die im Auftrag des Vertragspartners handeln, werden zu einem späteren Zeitpunkt der Akte zugefügt. Eine Personengemeinschaft kann beliebig groß sein und über den Button “Hinzufügen” erweitert, bzw. mit dem Papierkorb-Button verringert werden.

Achten Sie darauf, dass diejenigen Personen, zu denen eine Akte angelegt wurde, nicht mehr aus der Akte gelöscht werden können. Auch der Zweck der Geschäftsbeziehung kann danach nicht mehr geändert werden. Weitere Personen können allerdings immer hinzugefügt werden.

Sobald Sie auf “Akte anlegen” klicken, wandert die Akte in den Bereich “Offene Akten” und Sie werden automatisch zu dem nächsten notwendigen Schritt, der Identifizierung der Person(en), weitergeleitet.